เคยไหมที่คุณถามคำถามหัวหน้า แล้วได้รับคำตอบกลับมาเพียงสองคำ?
คุณต้องการคำแนะนำที่ละเอียดเพื่อให้มั่นใจกับงานที่ได้รับ แต่หัวหน้ากลับตอบว่า “จัดการเองเลย”
หรือบางทีคุณอาจเป็นคนที่ชอบใช้เวลา คิดให้รอบคอบ และตรวจสอบงานให้แน่ใจก่อน ขณะที่หัวหน้าต้องการให้งานทุกอย่างเสร็จ “ตั้งแต่เมื่อวาน”
การทำงานกับคนที่มีสไตล์การสื่อสารแตกต่างจากคุณอย่างมากอาจทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า สับสน กดดัน หรือแม้แต่สงสัยว่าตัวเองกำลังทำอะไรผิดหรือเปล่า
แต่ประเด็นสำคัญคือ การมีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน ไม่ได้หมายความว่าคุณสองคนทำงานเข้ากันไม่ได้เสมอไป
บางครั้งปัญหาไม่ได้เกิดจากความสามารถหรือความพยายามที่ไม่เพียงพอ แต่เกิดจากการที่คุณและหัวหน้ามีวิธีสื่อสาร ตัดสินใจ และทำงานที่แตกต่างกัน
การเรียนรู้วิธีรับมือกับความแตกต่างเหล่านี้ จะช่วยให้ความสัมพันธ์ในการทำงานราบรื่นขึ้น และช่วยให้คุณมีความมั่นใจในเส้นทางอาชีพมากขึ้น
บางคนรู้สึกสบายใจกับการลงมือทำและแก้ปัญหาไปตามสถานการณ์ ขณะที่บางคนต้องการคำแนะนำที่ชัดเจน ความคาดหวังที่แน่นอน และแผนการทำงานทีละขั้นตอนก่อนเริ่มงาน
ทั้งสองวิธีไม่ได้ผิดหรือถูกโดยตัวมันเอง ปัญหาเริ่มเกิดขึ้นเมื่อหัวหน้าคิดว่าคุณเข้าใจสิ่งที่เขาหมายถึงอยู่แล้ว
ลองนึกภาพบทสนทนานี้:
คุณ: “ช่วยอธิบายเพิ่มเติมได้ไหมคะ/ครับ ว่าอยากให้ฉันใส่อะไรในรายงานบ้าง?”
หัวหน้า: “ก็ข้อมูลปกตินั่นแหละ”
แล้วคุณก็ต้องมานั่งสงสัยว่า “ข้อมูลปกติ” นี่หมายถึงอะไรกันแน่?
หากเรื่องนี้เกิดขึ้นเป็นประจำ การถามคำถามเพิ่มอาจไม่ใช่ทางออกเพียงอย่างเดียว คุณสามารถทำให้หัวหน้าตอบได้ง่ายขึ้นด้วยการถามคำถามที่เฉพาะเจาะจงและช่วยให้ตัดสินใจได้ง่าย
แทนที่จะถามว่า:
“ช่วยอธิบายงานทั้งหมดอีกครั้งได้ไหม?”
ลองถามว่า:
“เพื่อให้แน่ใจว่าฉันเข้าใจถูกต้อง ควรเน้นที่ผลลัพธ์ด้านยอดขาย ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้า และข้อเสนอแนะ ใช่ไหมคะ/ครับ?”
แทนที่จะถามว่า:
“อยากให้ฉันทำอะไร?”
ลองถามว่า:
“ต้องการเป็นสรุป 1 หน้า หรือรายงานแบบละเอียดมากกว่าคะ/ครับ?”
แทนที่จะพูดว่า:
“ฉันไม่เข้าใจว่าคุณหมายถึงอะไร”
ลองพูดว่า:
“ฉันอยากให้แน่ใจว่ากำลังทำงานมาถูกทาง จากที่เข้าใจ เป้าหมายคือเพิ่ม Engagement และฉันจะเริ่มจากการทบทวน 3 แคมเปญล่าสุด แบบนี้ถูกต้องไหมคะ/ครับ?”
คำถามเหล่านี้ช่วยลดความคลุมเครือ และทำให้หัวหน้าสามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น
เมื่อคำสั่งงานไม่ชัดเจน ให้สรุปความเข้าใจของคุณสั้น ๆ ก่อนเริ่มงาน
คุณสามารถยืนยัน 3 เรื่องหลัก:
เป้าหมาย: เราต้องการบรรลุผลลัพธ์อะไร?
ลำดับความสำคัญ: อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุด?
กำหนดเวลา: งานต้องเสร็จเมื่อไหร่?
สำหรับงานที่ซับซ้อน คุณอาจสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบงานที่ต้องการ ทรัพยากรที่สามารถใช้ได้ หรือใครจะเป็นผู้ตรวจสอบงานขั้นสุดท้าย
ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องถามหัวหน้าทุกเรื่องเล็ก ๆ เป้าหมายคือการได้รับข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้สามารถเดินหน้าทำงานได้อย่างมั่นใจ
หัวหน้าบางคนตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ต้องการคำตอบทันที และชอบแก้ไขหรือหาทางออกไปพร้อมกับการทำงาน
ขณะที่คุณอาจชอบรวบรวมข้อมูล พิจารณาตัวเลือกต่าง ๆ และตรวจสอบรายละเอียดให้เรียบร้อยก่อนตัดสินใจ
ความแตกต่างนี้อาจทำให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกหงุดหงิด
หัวหน้าอาจมองว่าคุณคิดมากเกินไปกับงานง่าย ๆ ในขณะที่คุณอาจรู้สึกกดดันให้ต้องตัดสินใจก่อนที่จะมีข้อมูลเพียงพอ
ทางออกไม่ได้จำเป็นต้องเป็นการพยายามทำงานให้เร็วเท่าหัวหน้า แต่คือการสื่อสารให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรเพื่อเดินหน้าต่อ
แทนที่จะพูดว่า:
“ฉันขอเวลาคิดเพิ่มอีกหน่อย”
ลองพูดว่า:
“ฉันสามารถให้คำแนะนำเบื้องต้นได้ภายในบ่าย 2 โมง ฉันขอตรวจสอบข้อมูลสำคัญก่อน เพื่อให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น”
วิธีนี้ช่วยให้หัวหน้ารู้กรอบเวลาที่ชัดเจน และเข้าใจว่าทำไมคุณจึงต้องการเวลาเพิ่มเติม
คุณไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดครบทุกอย่างก่อนที่จะตอบกลับเสมอไป
ลองพูดว่า:
“จากข้อมูลที่เรามีตอนนี้ ฉันแนะนำ Option A เบื้องต้นค่ะ/ครับ แต่ฉันจะตรวจสอบต้นทุนและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก่อนยืนยันอีกครั้ง”
วิธีนี้แสดงให้เห็นว่าคุณตอบสนองได้รวดเร็ว โดยไม่แสร้งทำเป็นว่าคุณรู้ทุกอย่างแล้ว
“ด้วยกำหนดเวลาที่ค่อนข้างกระชั้นชิด ฉันสามารถเน้นผลการวิเคราะห์และข้อเสนอแนะสำคัญก่อน แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียดประกอบภายหลังหากจำเป็น”
วิธีนี้ช่วยให้คุณบริหารความคาดหวังได้ แทนที่จะเร่งทำทุกอย่างโดยไม่สื่อสาร
โปรดจำไว้ว่า ความเร็วและความแม่นยำไม่ได้ขัดแย้งกันเสมอไป สิ่งสำคัญคือการรู้ว่างานหรือการตัดสินใจใดจำเป็นต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบ และงานใดสามารถเดินหน้าด้วยร่างแรกที่สมเหตุสมผลได้
คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนบุคลิกของตัวเองเพื่อทำงานกับหัวหน้าให้ราบรื่น
อย่างไรก็ตาม การเรียนรู้ว่าหัวหน้าชอบรับข้อมูลในรูปแบบใด จะช่วยลดความเข้าใจผิดได้
ลองมองว่านี่คือการ ปรับวิธีสื่อสาร ไม่ใช่การละทิ้งความเป็นตัวเอง
ต่อไปนี้คือความแตกต่างของสไตล์การทำงานที่พบได้บ่อย และวิธีรับมือ
รูปแบบเหล่านี้เป็นเพียงแนวทางในการสังเกต ไม่ใช่การแบ่งประเภทบุคลิกภาพแบบตายตัว หัวหน้าอาจต้องการข้อความสั้น ๆ สำหรับงานทั่วไป แต่ต้องการคำอธิบายละเอียดเมื่อเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจสำคัญ
ให้สังเกตว่าอะไรได้ผลในสถานการณ์ต่าง ๆ
ตัวอย่างเช่น หากหัวหน้ามักถามว่า “ข้อเสนอแนะคืออะไร?” ก่อนจะพูดถึงรายละเอียดต่าง ๆ ให้เริ่มการอัปเดตด้วยข้อเสนอแนะก่อน แล้วจึงอธิบายเหตุผลตามมา
หากหัวหน้ามักขออัปเดตความคืบหน้าเป็นประจำ ให้ตกลงกันเรื่องช่วงเวลาสำหรับอัปเดต แทนที่จะรอจนงานเสร็จทั้งหมด
การปรับเปลี่ยนเล็ก ๆ เหล่านี้สามารถทำให้การสื่อสารในแต่ละวันง่ายขึ้นมาก
หนึ่งในความหงุดหงิดที่พบได้บ่อยในที่ทำงาน คือการคาดหวังว่าคนอื่นควรสื่อสารในแบบเดียวกับเรา
หากคุณชอบคำอธิบายอย่างละเอียด การได้รับคำตอบสั้น ๆ อาจทำให้รู้สึกว่าหัวหน้าไม่ใส่ใจ
หากคุณชอบทำงานอย่างอิสระ การที่หัวหน้าถามคำถามบ่อย ๆ อาจทำให้รู้สึกว่าโดน Micromanage
แต่พฤติกรรมเดียวกันอาจมีความหมายแตกต่างกันสำหรับแต่ละคน
ข้อความสั้น ๆ อาจหมายความว่าหัวหน้ากำลังยุ่งอยู่ การขออัปเดตบ่อย ๆ อาจเป็นเพราะต้องประสานงานกับโปรเจกต์ที่ซับซ้อน ทั้งสองอย่างไม่ได้หมายความโดยอัตโนมัติว่าหัวหน้าไม่พอใจคุณ
แทนที่จะรีบตีความพฤติกรรมนั้นทันที ให้สังเกตรูปแบบและถามเพื่อความชัดเจนเมื่อจำเป็น
ตัวอย่างเช่น:
“ฉันทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเข้าใจผลลัพธ์ที่คาดหวังก่อนเริ่มงาน เราสามารถตกลง Requirements สำคัญ ๆ ตั้งแต่เริ่มแต่ละโปรเจกต์ได้ไหมคะ/ครับ?”
หรือ:
“ฉันอยากอัปเดตความคืบหน้าให้คุณทราบโดยไม่รบกวนเวลามากเกินไป เราสามารถอัปเดตสั้น ๆ ทุกช่วงบ่ายได้ไหมคะ/ครับ?”
บทสนทนาเหล่านี้ช่วยเปลี่ยนความหงุดหงิดส่วนตัวให้กลายเป็นข้อตกลงในการทำงานที่นำไปใช้ได้จริง
เป้าหมายไม่ใช่การตัดสินว่าสไตล์การสื่อสารของใครดีกว่า แต่คือการหาวิธีทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพ
ปัญหาในการทำงานหลายอย่างยิ่งซับซ้อนขึ้น เพราะคนมักรอจนเกิดปัญหาก่อนจึงพูดคุยกันเรื่องวิธีการทำงาน
คุณสามารถลดความขัดแย้งบางส่วนได้ด้วยการตกลงเรื่องความคาดหวังตั้งแต่เนิ่น ๆ
เมื่อเริ่มโปรเจกต์ใหม่ ให้พูดคุยเรื่อง:
1. ความสำเร็จมีหน้าตาเป็นอย่างไร?
ถามว่างานที่เสร็จสมบูรณ์ควรสร้างผลลัพธ์อะไร แทนที่จะโฟกัสเฉพาะงานที่ต้องทำ
2. คุณมีอิสระในการตัดสินใจมากแค่ไหน?
ทำความเข้าใจว่าการตัดสินใจใดที่คุณสามารถทำเองได้ และเรื่องใดต้องขออนุมัติ
3. ควรสื่อสารความคืบหน้าอย่างไร?
ตกลงกันว่าหัวหน้าต้องการรับข้อมูลผ่านข้อความ อีเมล การประชุม หรือเครื่องมือจัดการโปรเจกต์
4. เมื่อไหร่ควรแจ้งปัญหา?
ทำความเข้าใจว่าปัญหาใดที่คุณควรแก้ไขเอง และเรื่องใดที่ต้องแจ้งให้หัวหน้าทราบทันที
5. Feedback จะเกิดขึ้นอย่างไร?
ถามว่าหัวหน้าต้องการให้ Feedback ระหว่างกระบวนการทำงาน หรือหลังจากคุณส่ง Draft แล้ว
คุณไม่จำเป็นต้องนัดประชุมอย่างเป็นทางการสำหรับทุกคำถาม ความคาดหวังเหล่านี้สามารถพูดคุยกันได้ระหว่างเริ่มโปรเจกต์หรือการ Check-in ตามปกติ
เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของหัวหน้าแล้ว คุณจะใช้พลังงานกับการคาดเดาน้อยลง และมีเวลาทุ่มเทให้กับงานมากขึ้น
การปรับสไตล์การสื่อสารสามารถช่วยได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าปัญหาในที่ทำงานทุกอย่างเป็นสิ่งที่คุณต้องแก้ด้วยตัวเอง
มีความแตกต่างระหว่างการทำงานกับคนที่มีบุคลิกแตกต่างจากคุณ กับการทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผลอย่างต่อเนื่อง
ลองสังเกตหากคุณต้องเผชิญกับสิ่งเหล่านี้เป็นประจำ:
คำสั่งงานเปลี่ยนไปโดยไม่มีคำอธิบาย และกลับถูกตำหนิเมื่อทำงานผิด
กำหนดเวลาที่ไม่สมจริงโดยไม่มีการพูดคุยเรื่องลำดับความสำคัญหรือทรัพยากร
Feedback ที่ไม่ให้เกียรติหรือทำให้อับอายอย่างต่อเนื่อง
ถูกคาดหวังให้พร้อมทำงานตลอดเวลาโดยไม่มีขอบเขตที่เหมาะสม
ถูกถือว่าต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ทั้งที่ไม่มีข้อมูลหรืออำนาจเพียงพอในการทำงานให้สำเร็จ
หากรูปแบบเหล่านี้ยังคงเกิดขึ้น ลองเก็บหลักฐานเกี่ยวกับคำสั่งงานสำคัญ ๆ พูดคุยเรื่องความคาดหวังกับหัวหน้า หรือขอคำปรึกษาจาก HR หรือผู้ที่เหมาะสมในที่ทำงาน
คุณอาจพูดว่า:
“ฉันอยากให้แน่ใจว่าสามารถส่งมอบผลลัพธ์ตามที่คาดหวังได้อย่างสม่ำเสมอ ช่วงที่ผ่านมา Priorities มีการเปลี่ยนหลายครั้งระหว่างโปรเจกต์ เราสามารถตกลงกันได้ไหมคะ/ครับว่า หาก Timeline กระชั้นชิด Requirements ใดควรได้รับความสำคัญก่อน?”
ให้โฟกัสที่สถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ผลกระทบต่อการทำงานของคุณ และสิ่งที่จะช่วยให้คุณเดินหน้าต่อได้
หากสถานการณ์เกี่ยวข้องกับการคุกคาม การเลือกปฏิบัติ การตอบโต้ หรือปัญหาร้ายแรงที่ส่งผลต่อความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ ควรขอความช่วยเหลือที่เหมาะสม แทนที่จะมองว่าเป็นเพียงความแตกต่างด้านการสื่อสาร
การปรับตัวเป็นทักษะที่มีประโยชน์ แต่การยอมรับทุกความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผล ไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นสำหรับการเป็นพนักงานที่ดี
ตลอดเส้นทางการทำงาน คุณมีแนวโน้มที่จะต้องทำงานร่วมกับคนที่คิด สื่อสาร และตัดสินใจแตกต่างจากคุณ
บางคนพูดตรงไปตรงมา บางคนระมัดระวัง บางคนต้องการอัปเดตบ่อย ๆ ขณะที่บางคนให้อิสระในการทำงานกับคุณอย่างมาก
การเรียนรู้ที่จะรับมือกับความแตกต่างเหล่านี้สามารถช่วยพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร การแก้ปัญหา และการทำงานร่วมกับผู้อื่น
เริ่มต้นด้วย 3 นิสัยง่าย ๆ:
สังเกต: ดูว่าหัวหน้าชอบรับข้อมูลและตัดสินใจอย่างไร
ทำความเข้าใจให้ชัดเจน: ถามคำถามที่ตรงประเด็นเกี่ยวกับ Priorities ความคาดหวัง และ Deadline
ปรับตัวอย่างมีเป้าหมาย: ปรับวิธีสื่อสารในจุดที่ช่วยให้การทำงานดีขึ้น พร้อมรักษาขอบเขตความเป็นมืออาชีพของตัวเอง
คุณไม่จำเป็นต้องกลายเป็นคนละคนเพื่อประสบความสำเร็จในการทำงาน
สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าใจวิธีสื่อสารความต้องการของตัวเอง เข้าใจความต้องการของผู้อื่น และหาจุดร่วมที่สามารถทำงานร่วมกันได้
การทำงานกับหัวหน้าที่อ่านใจได้ยากสามารถสอนคุณได้มากมาย ทั้งเรื่องการสื่อสาร การตระหนักรู้ในตัวเอง และการเติบโตในสายอาชีพ แต่คุณไม่จำเป็นต้องรับมือกับทุกความท้าทายด้านอาชีพเพียงลำพัง
ด้วย Jobcadu คุณสามารถสำรวจแหล่งข้อมูลด้านการพัฒนาอาชีพ ทำความเข้าใจจุดแข็งของตัวเอง และค้นหาวิธีพัฒนาทักษะที่จะช่วยสนับสนุนก้าวต่อไปในสายอาชีพ
ลองสำรวจ Career Toolkit เพื่อทบทวนจุดแข็งและสไตล์การทำงานของตัวเอง หรือเชื่อมต่อกับ Mentors เพื่อรับคำแนะนำเกี่ยวกับการรับมือกับความท้าทายในที่ทำงานและพัฒนาความมั่นใจในตัวเอง
เพราะการเติบโตในสายอาชีพไม่ได้มีแค่การทำงานของตัวเองให้ดี แต่ยังรวมถึงการเข้าใจตัวเอง การทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ และการเรียนรู้วิธีรับมือกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่หลากหลาย
หัวหน้าของคุณไม่จำเป็นต้องเหมือนคุณ เพื่อที่คุณสองคนจะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่พบหัวข้อในบทความนี้
