Trợ Lý Điều Hành & Văn Phòng (Ưu Tiên Kinh Nghiệm tại Tập Đoàn Đa Quốc Gia)

* Vui lòng nộp đơn trực tiếp qua đường dẫn sau: https://career.mayoly.com/offre/165667. Xin lưu ý rằng chỉ những đơn đăng ký nhận được qua liên kết này mới được xử lý.

* Tóm tắt / mục đích của vị trí

- Trợ lý cá nhân & Quản trị viên văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hàng ngày của Văn phòng đại diện Việt Nam diễn ra suôn sẻ. Vai trò này cung cấp hỗ trợ hành chính và cá nhân cấp cao cho Tổng Giám đốc và quản lý các chức năng văn phòng chính, điều phối nhà cung cấp và hậu cần du lịch.

Nó đòi hỏi các kỹ năng tổ chức đặc biệt, tính bảo mật và khả năng quản lý nhiều ưu tiên trong một môi trường có nhịp độ nhanh.

- Vị trí này lý tưởng cho những người thích thử thách, thể hiện khả năng phục hồi và nắm bắt cơ hội với tư duy kinh doanh.

* Trách nhiệm chính / mong đợi công việc

1. Hỗ trợ điều hành (Trợ lý điều hành cho GM) – 30%

• Lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ về chi phí đi lại và biên lai cho Tổng Giám đốc.

• Chuẩn bị báo cáo chi phí và phối hợp với Bộ phận Tài chính để được hoàn trả kịp thời.

• Sắp xếp phương tiện đi lại địa phương và các hoạt động hậu cần liên quan cho Tổng Giám đốc.

• Tất cả các hoạt động và hỗ trợ liên quan đến chương trình nghị sự của GM.

• Cung cấp hỗ trợ điều hành đặc biệt theo yêu cầu.

2. Quản trị văn phòng – 30%

• Quản lý thư từ đến và đi và dịch vụ chuyển phát nhanh.

• Duy trì tài sản cố định (Thiết bị văn phòng, v.v.), kiểm kê CNTT, bộ dụng cụ giới thiệu nhân viên mới.

• Quản lý bố trí văn phòng và chức năng không gian làm việc phối hợp với ban quản lý tòa nhà.

• Giám sát việc bảo trì chung các vật tư văn phòng (văn phòng phẩm, vật phẩm đựng thức ăn, nước, cây xanh, v.v.).

• Xử lý tài liệu pháp lý của văn phòng bao gồm gia hạn giấy phép kinh doanh và báo cáo.

• Xử lý đơn đặt hàng, biên lai và khoản dồn tích để nộp tài chính.

• Tổ chức các sự kiện và hoạt động nội bộ của công ty phối hợp với các phòng ban liên quan.

• Hỗ trợ truyền thông xã hội bên ngoài/nội bộ (Linkedin, mạng nội bộ Mayoly) từ các sự kiện của bộ phận.

• Điều phối hỗ trợ CNTT với OSS địa phương và nhóm CNTT toàn cầu cho tất cả các truy vấn liên quan đến CNTT.

3. Du lịch, Hậu cần và Chi phí – 25%

• Sắp xếp tất cả các hoạt động hậu cần cần thiết, vé máy bay, chỗ ở khách sạn, phương tiện đi lại, thị thực và bảo hiểm cho nhân viên và khách tham quan.

• Đảm bảo các sắp xếp đi lại tuân thủ các chính sách du lịch của công ty.

• Duy trì cơ sở dữ liệu du lịch về sở thích của nhân viên và cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực cho những thay đổi hoặc gián đoạn.

• Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch để đảm bảo giá cả cạnh tranh và dịch vụ chất lượng cao.

• Cộng tác với Bộ phận Tài chính về ngân sách, hợp đồng và đánh giá nhà cung cấp liên quan đến du lịch.

• Quyền sở hữu SOP Du lịch và Chi phí và Fast Track, dịch vụ thị thực.

4. Quản lý nhà cung cấp – 10%

• Điều phối với các nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến văn phòng bao gồm viễn thông, internet, chuyển phát nhanh và bảo trì.

• Đàm phán các điều khoản và xem xét hiệu suất mức dịch vụ.

• Đảm bảo tất cả các hợp đồng được Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện.

• Quản lý quy trình mua sắm vật tư và tiện ích văn phòng.

5. Hỗ trợ các phòng ban nội bộ khác (5%)

• Các yêu cầu trên là các yêu cầu đặc biệt và cần được thảo luận và thống nhất với Người quản lý.