Chuyên Gia Mua Sắm (ITS) - Hợp Đồng 12 Tháng

Vai trò của bạn:

Chuyên gia Mua sắm chịu trách nhiệm về quy trình từ nguồn đến hợp đồng của các hoạt động mua sắm tập trung, bao gồm các dự án tìm nguồn cung ứng chiến lược và thiết lập hợp đồng khung với các nhà cung cấp ưu tiên cho nguồn cung cấp của trường đại học. Hướng dẫn hiệu quả các bên liên quan và nhà cung cấp thông qua quy trình từ nguồn đến hợp đồng để đạt được thực tiễn xác suất tốt nhất, kết quả tuân thủ quy trình và mục tiêu giá trị tiền tốt nhất của kế hoạch mua sắm đã được phê duyệt. Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ (các) Trưởng phòng Danh mục trong việc phát triển và thực hiện các chiến lược mua sắm cho các danh mục được chỉ định.

Báo cáo cho: Quản lý cấp cao, Tìm nguồn cung ứng chiến lược

Trách nhiệm chính

Chuyên gia Mua sắm chịu trách nhiệm cung cấp các hoạt động mua sắm hiệu quả và năng suất. Những trách nhiệm này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

1. Tìm nguồn cung ứng chiến lược

- Dẫn dắt các dự án tìm nguồn cung ứng được chỉ định, bao gồm tất cả các bước chính như phát triển chiến lược khi tham khảo ý kiến của Trưởng phòng Danh mục được chỉ định, lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp, đề xuất giải thưởng và thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp;

- Thực hiện phân tích thị trường, phân tích chi tiêu và tham khảo ý kiến các bên liên quan thích hợp để phát triển các chiến lược thị trường hiệu quả, sẽ thông báo cho kế hoạch mua sắm để đáp ứng các yêu cầu của trường đại học;

- Đảm bảo rằng sự xác suất liên quan đến quy trình từ nguồn đến hợp đồng không bao giờ bị xâm phạm bằng cách đặc biệt chú ý đến các đường dẫn quan trọng trong quy trình bao gồm nhưng không giới hạn ở việc phát triển và thực hiện chiến lược thị trường, danh sách người đấu thầu, tiêu chí đánh giá và tư cách thành viên hội đồng đánh giá;

- Đàm phán hợp đồng phù hợp nhất để đáp ứng các yêu cầu của trường đại học dựa trên các nguyên tắc mua sắm hợp lý liên kết với tổng chi phí sở hữu, tạo ra giá trị và giảm thiểu rủi ro;

- Đảm bảo rằng RMIT Legal và các SME khác được tham gia vào các thời điểm thích hợp trong quy trình để đạt được hiệu quả và chất lượng đầu ra;

- Đảm bảo rằng kết quả hợp đồng được ghi lại đầy đủ theo quy trình mua sắm, được trao đúng thời hạn và kết quả được thông báo rõ ràng cho tất cả các bên liên quan và các bên liên quan nội bộ;

- Thực hiện hiệu quả dự án tìm nguồn cung ứng chiến lược thông qua mô-đun Tìm nguồn cung ứng chiến lược Workday;

- Tìm kiếm, đánh giá, đủ điều kiện và hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy để hỗ trợ Trưởng phòng Danh mục thiết lập cơ sở dữ liệu nhóm nhà cung cấp;

- Đảm bảo rằng các báo cáo mua sắm được tạo kịp thời theo yêu cầu cho mục đích giám sát;

- Phát triển thông tin chi tiết về mua sắm để hướng tới giảm chi phí và cải tiến liên tục;

- Các nhiệm vụ liên quan đến mua sắm khác do Quản lý cấp cao, Tìm nguồn cung ứng chiến lược giao.

2. Quản lý các bên liên quan

- Xây dựng mối quan hệ hiệu quả và tin cậy với các bên liên quan chính để hiểu nhu cầu của họ nhằm phát triển chiến lược thị trường phù hợp;

- Cung cấp lời khuyên chuyên môn cho Nhân viên về mua sắm chung và tìm nguồn cung ứng chiến lược, để khuyến khích các thực tiễn đổi mới, tuân thủ;

- Hợp tác với các thành viên khác trong nhóm và các nhóm làm việc liên chức năng để đạt được mức hiệu suất, tích hợp và tính nhất quán cao trong mua sắm trên các danh mục

3. Tuân thủ & Quản lý tính xác suất

- Duy trì các hoạt động mua sắm bền vững phù hợp với các hệ thống, quy trình, chính sách, tính toàn vẹn tài chính và tính xác suất hàng đầu, bảo vệ uy tín của chức năng mua sắm tập trung;

- Đảm bảo tính xác suất, minh bạch và tuân thủ trong tất cả các hoạt động mua sắm;

- Xác định, hành động đối với các rủi ro thực tế hoặc tiềm ẩn trong quá trình hoạt động và báo cáo cho quản lý về các lĩnh vực có rủi ro cao;

- Đánh giá thường xuyên tính hiệu quả của các quy trình và kiểm soát liên quan để cải tiến liên tục.