Thực hiện và hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính và lễ tân trong văn phòng để đảm bảo hoạt động trôi chảy và đáp ứng yêu cầu của các phòng ban.

Trách nhiệm chính:

1. Nhiệm vụ 1: Lễ tân 1.1 Trực điện thoại, tiếp nhận cuộc gọi đến, trả lời và chuyển máy cho các phòng ban liên quan. 1.2 Đón tiếp khách, đối tác và hướng dẫn vào phòng họp hoặc làm việc với nhân viên công ty. 1.3 Quản lý tài liệu và bưu kiện chuyển phát nhanh đến và đi cho các phòng ban. 1.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác lễ tân theo sự phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Điều hành.

2. Nhiệm vụ 2: Công tác hành chính văn phòng 2.1 Theo dõi và giám sát công tác vệ sinh văn phòng, khu vực pantry. Đảm bảo vệ sinh được thực hiện vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. 2.2 Đầu mối tiếp nhận, điều phối, theo dõi và tổng hợp chi phí sử dụng xe/ thẻ taxi của công ty. 2.3 Lập kế hoạch đặt mua văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm,... cho các phòng ban và nhân viên vào cuối mỗi tháng. 2.4 Kiểm tra, đối chiếu số liệu và lập phiếu đề nghị thanh toán các khoản chi phí liên quan đến hoạt động văn phòng như điện, nước, bảo vệ, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm,... vào giữa và cuối tháng theo lịch thanh toán của Phòng Kế toán. Scan và lưu trữ hồ sơ thanh toán, hóa đơn để quản lý và đối chiếu. 2.5 Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Điều hành.