1. Sắp xếp hồ sơ: Đóng hồ sơ vào thùng để đơn vị vận chuyển chuyển từ Chủ đầu tư về văn phòng. Sắp xếp, phân loại hồ sơ theo thứ tự: loại văn bản, số hiệu, ngày – tháng – năm... theo sự phân công của trưởng nhóm. Gỡ ghim đối với một số tài liệu cần thiết để xử lý lưu trữ. 2. Chỉnh lý: Kiểm tra thông tin, số lượng văn bản trong từng bộ hồ sơ. Ghi chú các vấn đề phát sinh để trao đổi lại với Chủ đầu tư. Sắp xếp, phân loại văn bản theo đúng yêu cầu. Đánh số thứ tự văn bản. Đóng gói văn bản vào hộp lưu trữ theo thứ tự đã đánh số. Tạo danh mục hồ sơ tương ứng với văn bản đã xử lý. 3. Scan: Thực hiện scan dữ liệu theo danh sách và chỉ dẫn cụ thể. 4. Nhập liệu: Nhập thông tin văn bản vào các trường dữ liệu theo chuẩn của Chủ đầu tư. Rà soát, kiểm tra dữ liệu đã nhập để đảm bảo độ chính xác, hạn chế sai sót.