Chuyên Viên Pháp Chế (Tuân Thủ)

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Đảm bảo hoạt động tuyển sinh, học vụ và marketing của hệ thống tuân thủ pháp luật; quản lý hồ sơ pháp lý, thực hiện và giám sát việc tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ; chủ động thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến vận hành và giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh; thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

2. NHIỆM VỤ CHÍNH

2.1. Giám sát tuân thủ

- Xây dựng tiêu chuẩn tuân thủ:

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để rà soát, cập nhật và hệ thống hóa các quy định nội bộ áp dụng cho từng phòng ban, cơ sở.

*Theo dõi việc thực hiện:

- Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc tuân thủ các quy định nội bộ và quy trình làm việc tại các phòng ban/cơ sở.

- Kiểm tra các vấn đề trọng điểm dựa trên các rủi ro pháp lý đã được xác định hoặc phản ánh từ các đơn vị.

*Phát hiện rủi ro và hành vi vi phạm:

- Ghi nhận các điểm chưa phù hợp, vi phạm quy định hoặc nguy cơ dẫn đến rủi ro pháp lý. Lập biên bản ghi nhận hiện trạng, nêu rõ các vi phạm cụ thể và dẫn chiếu quy định bị vi phạm.

*Báo cáo và kiến nghị xử lý:

- Lập báo cáo kết quả kiểm tra gửi Trưởng Ban.

- Đề xuất hướng xử lý đối với các vi phạm (nhắc nhở, khắc phục, kiến nghị xử lý kỷ luật, điều chỉnh quy trình…).

- Theo dõi việc thực hiện các biện pháp khắc phục và báo cáo kết quả hoàn tất.

*Đề xuất cải tiến:

- Đề xuất điều chỉnh quy trình làm việc, biểu mẫu hoặc quy chế nội bộ để tăng hiệu quả tuân thủ, dựa trên kết quả kiểm tra và các vấn đề thực tế.

- Tham gia tổ chức các buổi tập huấn, truyền thông nội bộ để nâng cao nhận thức về tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ cho nhân viên.

2.2. Thực hiện công tác pháp lý cho hoạt động vận hành

- Tư vấn pháp lý cho các phòng ban trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến tuyển sinh, học vụ, marketing, xây dựng kế hoạch, triển khai chương trình, tổ chức sự kiện hoặc các hoạt động thường nhật.

- Rà soát các tài liệu, biểu mẫu, nội dung truyền thông (tờ rơi, nội dung quảng cáo, website, thư mời…) để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với quy định về giáo dục, quảng cáo, …

- Theo dõi, cập nhật và thực hiện thủ tục đăng ký các quy định pháp luật mới liên quan đến hoạt động tuyển sinh, học vụ, marketing của Hệ thống và cảnh báo nội bộ nếu có rủi ro.

- Rà soát và cập nhật các quy định, quy trình và biểu mẫu liên quan đến công tác học vụ, hồ sơ học sinh, tuyển sinh, chuyển trường và tốt nghiệp.

- Phối hợp với Phòng Học Vụ để kiểm tra và lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên theo đúng quy định về pháp lý và bảo mật; Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ học vụ trước khi trình lên các cơ quan chức năng hoặc cấp trên.

- Tham gia vào quá trình soạn thảo, rà soát các văn bản pháp lý, hợp đồng và các quy định nội bộ của trường liên quan đến công tác học vụ.

- Tham gia đào tạo nhân viên và giáo viên về các quy định, chính sách pháp luật liên quan đến học vụ; Hướng dẫn các bộ phận liên quan trong việc áp dụng và tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình nội bộ.

- Tham gia các cuộc họp và làm việc với các cơ quan chức năng khi cần thiết.

2.3. Quản lý hồ sơ

- Hỗ trợ chuẩn bị, rà soát và hoàn thiện hồ sơ pháp lý phục vụ cho các hoạt động của hệ thống.

- Tổ chức lưu trữ, phân loại, đánh mã, cập nhật và số hóa hồ sơ, văn bản, dữ liệu pháp lý theo đúng quy trình.

- Kiểm tra định kỳ tình trạng lưu trữ hồ sơ trong hệ thống để đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và khả năng truy xuất khi cần.

- Đảm bảo hồ sơ pháp lý được quản lý chặt chẽ, đúng quy định pháp luật và sẵn sàng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu nội bộ.

2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.