Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà

Thực hiện tuần tra, giám sát các khu vực trong tòa nhà, bảo đảm chất lượng dịch vụ theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Đảm bảo các yêu cầu về an ninh và xử lý các vi phạm nếu có. Soạn thảo và ban hành các thông báo từ Ban Quản Lý (BQL), Công ty, hoặc Chủ Đầu Tư (CĐT). Quản lý và lưu trữ các loại tài liệu như chứng chỉ, kiểm định, báo cáo, công văn. Đề xuất, thực hiện thẩm định, đặt hàng và thanh toán, đảm bảo việc chi tiêu đúng nguồn và nằm trong ngân sách được duyệt. Lập kế hoạch, đề xuất, theo dõi tiến độ thực hiện, nghiệm thu và báo cáo công việc liên quan đến các sự kiện cộng đồng (ví dụ: Trung thu, Tết, 1/6, Hội nghị Nhà chung cư). Liên hệ, gặp gỡ và làm việc với các cơ quan chức năng để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày của tòa nhà, ví dụ như Công an Phường, PCCC. Phối hợp với các cơ quan chức năng và các phòng ban liên quan để tổ chức các sự kiện định kỳ (Hội nghị Nhà chung cư, tập huấn, diễn tập PCCC và các công tác nghiệp vụ khác theo quy định). Theo dõi và kiểm soát hồ sơ thanh toán, thời hạn của các Hợp đồng dịch vụ vận hành và bảo trì. Soạn thảo hợp đồng và trình các phòng ban chuyên môn thẩm định. Phát hành và lưu trữ hợp đồng. Sắp xếp và duy trì vệ sinh văn phòng BQL. Tổng hợp yêu cầu, đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm (VPP), nước uống, đồng phục cho các bộ phận của BQL, cũng như thực hiện các công tác hành chính khác. Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu chấm công của các bộ phận trong BQL. Phối hợp với Phòng Nhân sự của công ty để theo dõi và hỗ trợ nhân sự trong các thủ tục đánh giá thử việc, gia hạn hợp đồng và các chế độ khác theo quy định của công ty. Kiểm soát hồ sơ, chất lượng nhân sự và chất lượng dịch vụ của các nhà thầu. Tổng hợp báo cáo, theo dõi về an toàn, sức khỏe, môi trường (HSE), báo cáo vận hành hàng tuần, và báo cáo giải trình các ý kiến của cư dân qua các kênh Zalo.