Property Maintenance Senior Specialist (Chuyên viên Cấp cao Bảo trì Tài sản)

Job Responsibilities / Phạm vi công việc ​

• This position will be responsible for Property Management operation in Prudential HCM Offices and Branch Offices remote management, and  support Property Management Manager in implementing departmental tasks and ensure the staffs have a good working environment following group and local regulations & standards.

  Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động Quản lý tài sản tại các văn phòng Prudential Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh, và hỗ trợ Quản lý trực tiếp trong các hoạt động triển khai các công việc của bộ phận, đảm bảo nhân viên có môi trường làm việc tốt, phù hợp theo tiêu chuẩn & quy định của tập đoàn và Việt Nam.

• Walk the ground regularly to inspect the condition of the properties at HCM Offices and coordinate inspection at Branch Offices, identifying any works to be done through the appropriate plan and schedule.
  Định kỳ kiểm tra trực tiếp tình trạng các tài sản trong các văn phòng Hồ Chí Minh và phối hợp kiểm tra các văn phòng chi nhánh, đánh dấu bất kỳ công việc nào cần thực hiện thông qua kế hoạch và lịch trình phù hợp.

• Coordinate with Line Manager to deploy asset management system at HCM offices/ Branch Offices, and classify according to fitout, furniture, MEP and fire protection system, including repair and maintenance plans
  Phối hợp với Quản lý trực tiếp trong việc triển khai hệ thống quản lý tài sản tại các văn phòng Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh, phân loại theo hệ thống fitout, nội thất, MEP và PCCC, bao gồm các kế hoạch sửa chữa và bảo trì định kỳ

• Manage service providers on maintenance works at HCM Offices/ Branch Offices and active obtain quotations for maintenance / improvement works were required from Line Manager.
  Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì các văn phòng ở Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh, và chủ động lấy báo giá cho các công việc bảo trì / cải tiến được yêu cầu từ Quản lý trực tiếp

• Arrange and supervise the maintenance contractors’ works at HCM Offices/ Branch Offices and ensure works are properly performed.
  Sắp xếp đăng ký thi công và giám sát các công việc thực hiện của nhà thầu tại các văn phòng Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh, và đảm bảo các công việc được thực hiện đúng yêu cầu.

• Coordinate with related departments (Procurement, Finance and etc.) to follow up on processes, documents for inspection and payment throughout the execution of related repair&maintenance works.
  Phối hợp với các bộ phận liên quan (Mua sắm, Tài chính…) theo dõi quy trình, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán trong suốt quá trình thực hiện sửa chữa & bảo dưỡng công trình liên quan.

• Support Line Manager to develop the periodic maintenance plan of all nationwide offices, and working closely with Property Management Team to ensure works are properly performed on time as well.
  Hỗ trợ Quản lý trực tiếp xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ của tất cả các văn phòng trên toàn quốc, và phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong phòng Quản lý Tài sản thực hiện các công việc bảo trì được thực hiện theo đúng tiến độ đề ra.

• Support Line Manager and Property Management Team to make maintenance, repairs, and property annual budgets and monitor the use of these budgets during the year.
  Hỗ trợ quản lý trực tiếp cùng với các thành viên phòng Quản lý tài sản lập ngân sách bảo trì, sửa chữa tài sản hàng năm, và hỗ trợ giám sát việc sử dụng các ngân sách này trong năm.

• Assist other departments such as OE, HR, IT and etc. in implementation the company's business activities at HCM Offices.
  Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty như HR, IT, OE…trong việc triển khai các hoạt động chung của công ty tại văn phòng Hồ Chí Minh

• Back up Property team members in HCM Offices (if required) to ensure no PM services interruption at HCM Offices.
  Hỗ trợ các thành viên PM Hồ Chí Minh trong thời gian đi vắng và được yêu cầu, đảm bảo các dịch vụ quản lý tài sản tại văn phòng Hồ Chí Minh không bị gián đoạn.

• Perform other tasks as appropriate within competence as assigned by Line Manager or Company management from time to time.
  Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp theo thẩm quyền được quản lý trực tiếp hoặc Ban giám đốc giao cho.

Job Requirements / Yêu cầu

• Bachelor's degree in Electrical Engineering, Mechanical and Electrical Engineering, Facility Management, or related fields.
  Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kỹ thuật Điện, Cơ điện, Quản lý Tòa nhà hoặc các ngành liên quan.

• Minimum 3 years of experience in technical operation and maintenance management at commercial offices or buildings.
  Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong công tác vận hành và quản lý bảo trì kỹ thuật tại các văn phòng thương mại hoặc tòa nhà

• Proven experience managing maintenance teams and coordinating with external vendors.
  Có kinh nghiệm thực tế trong việc quản lý đội ngũ bảo trì và phối hợp với các nhà thầu bên ngoài

• Solid knowledge of operating MEP systems, fire protection systems (FPP), and office interior maintenance.
  Có kiến thức về vận hành hệ thống MEP, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), và bảo trì nội thất văn phòng

• Good communication and problem-solving skills, with the ability to collaborate with business departments and support management teams.
  Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt, có khả năng phối hợp làm việc với các phòng ban và hỗ trợ nhóm quản lý

• Proactive, flexible, and able to work well under pressure.
  Chủ động, linh hoạt và có khả năng làm việc dưới áp lực cao

• Preference for candidates with experience in medium to large companies or exposure to multinational environments.
  Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty có quy mô vừa hoặc lớn, hoặc các công ty đa quốc gia

• Basic English communication skills (able to understand simple technical documents and communicate via email).
  Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu kỹ thuật đơn giản và trao đổi qua email)

• Proficient in Microsoft Word, Excel, and PowerPoint. Experience with AutoCAD is a plus. Basic familiarity with Power BI is an advantage.
  Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Biết sử dụng AutoCAD là một lợi thế. Có hiểu biết cơ bản về Power BI là điểm cộng.