Bệnh viện Mặt trời Phú Quốc - Trưởng phòng Hành chính

Hành chính văn phòng

• Bố trí, setup phòng khám, phòng chức năng, phòng làm việc cho các khoa/phòng/bộ phận và CBNV đảm bảo theo tiêu chuẩn.

• Lên tiêu chuẩn đồ vải cho các hạng phòng và lựa chọn nhà cung cấp, đề xuất mua sắm.

• Lên tiêu chuẩn setup phòng khám và mua sắm bổ sung.

• Phụ trách kiểm soát và may đồng phục hàng năm cho CBNV

• Vận hành các phòng họp, hội chẩn, hội trường, đào tạo

• Quản lý, điều hành công tác hành chính văn phòng theo đúng qui định và hướng dẫn, bao gồm tổ chức công tác mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị (nội thất, hành chính, nhu yếu phẩm...) phục vụ cho vận hành của Bệnh viện

• Quản lý, điều hành hoạt động của xe cấp cứu,xe công vụ... đáp ứng nhu cầu của Bệnh nhân/khách hàng và Bệnh viện

Quản lý Bếp ăn:

• Tổ chức và điều phối hoạt động cung cấp suất ăn cho bệnh nhân, nhân viên, đảm bảo chất lượng và dinh dưỡng theo tiêu chuẩn y tế.

• Theo dõi, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng thực phẩm, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.Lập kế hoạch mua sắm, bổ sung trang thiết bị, công cụ dụng cụ cần thiết cho hoạt động bếp ăn.

• Phối hợp khoa dinh dưỡng hỗ trợ điều trị qua bữa ăn, chế độ dinh dưỡng.

• Quản lý dịch vụ ăn uống tại nhà hàng và quầy cà phê

Quản lý nhà thầu và các đơn vị dịch vụ

• Lựa chọn, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ như: an ninh, vệ sinh, cây xanh, diệt côn trùng, thu gom rác, mùi Hương, chuyển phát nhanh …đảm bảo theo tiêu chuẩn của bệnh viện

• Chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động của các nhà thầu cung cấp dịch vụ tại bệnh viện về mặt vệ sinh và mỹ quan chung.

• Giám sát, đánh giá, nghiệm thu chất lượng dịch vụ

Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, thực phẩm, vật tư hàng hóa

• Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ định kỳ

• Theo dõi, hướng dẫn nhân viên việc sử dụng, bảo quản tài sản, công cụ

• Kiểm tra, theo dõi , phối hợp các bộ phận liên quan ngăn ngừa và xử lý kịp thời các phát sinh đảm bảo công tác vận hành.

• Quản lý phàn nàn khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ phụ trách

• Tiếp nhận và xử lý thông tin từ các báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường. Với các phàn nàn của khách trong phạm vi công việc, trực tiếp hoặc sắp xếp nhân sự để giải quyết các phàn nàn khách hàng trong thời gian quy định.

• Phối hợp với các bộ phận để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan cung cấp cho khách hàng dịch vụ chuyên nghiệp, đưa ra các kiến nghị để cải thiện dịch vụ và đảm bảo hoạt động hiệu quả hơn

Quản lý ngân sách và con người trong lĩnh vực phụ trách

• Quản lý ngân sách, lập kế hoạch, tổ chức và điều hành và giám sát hiệu quả hoạt động của bếp ăn dinh dưỡng, vệ sinh, giặt là, hành chính, lái xe.

• Quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí: vật tư tiêu hao, hóa chất, thực phẩm..., thực hành triệt để các biện pháp nhằm tiết kiệm năng lượng, chi phí.

• Tổ chức đào tạo, phân công, tối ưu hóa cơ cấu tổ chức đảm bảo năng suất cao và chất lượng tốt.

• Cập nhật, đào tạo các tài liệu hướng dẫn công việc liên quan đến bộ phận (Nội quy, quy đinh, quy trình làm việc...) và tổ chức giám sát thực hiện công việc.

Công việc khác

• Tiếp đón và làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp

• Phụ trách hậu cần tổ chức các sự kiện, hội nghị, họp

• Phụ trách khánh tiết và làm các lễ tâm linh trong năm.

• theo sự phân công hoặc ủy quyền cấp trên có thẩm quyền tùy từng thời kỳ

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Du lịch khách sạn, Quản lý bệnh viện.

• Ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức y tế hoặc khách sạn/tổ hợp dịch vụ (ưu tiên có kinh nghiệm làm quản lý tòa nhà bệnh viện, quản lý chất lượng bệnh viện…)

• Hiểu biết về các yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm

• Có khả năng giao tiếp tốt với bệnh nhân/khách hàng/đồng nghiệp/cấp quản lý

• Có thái độ làm việc cởi mở, và hướng tới chất lượng

• Ưu tiên có thể giao tiếp tiếng Anh

• Chăm chỉ, cẩn thận và có khả năng tổ chức tốt

• Sử dụng máy tính thành thạo