Trợ Lý/Thư Ký Giám Đốc

I- Mô tả công việc:

1. Công việc

• Thực hiện các công việc thư ký, văn thư tổng hợp.

• Xử lý hồ sơ, văn bản, báo cáo trước khi trình duyệt.

• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và lịch công tác.

• Tổ chức và trực tiếp theo dõi các cuộc họp.

• Theo dõi và báo cáo tiến độ xử lý công việc của các Ban/Phòng.

• Hỗ trợ trong các quan hệ đối nội và đối ngoại.

• Hỗ trợ đào tạo cho ứng viên chưa có kinh nghiệm về thư ký.

• Thu thập và tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm cạnh tranh.

• Quản lý và thực hiện công tác đối nội và đối ngoại.

• Lên lịch trình công việc hàng ngày và nhắc nhở để Giám đốc nắm bắt và thực hiện.

• Bố trí các cuộc họp và sự kiện mà Giám đốc tham gia, điều phối việc tổng kết và sơ kết trong công ty.

2. Báo cáo:

• Báo cáo các sự việc đột xuất hoặc sự cố cho Giám đốc để giải quyết kịp thời, đảm bảo yêu cầu của hoạt động kinh doanh.

• Báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện công việc được giao cho Giám đốc.

• Lập các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Giám đốc.

• Đề xuất lên Ban Giám đốc về các khó khăn, vướng mắc hoặc bất cập trong quá trình thực hiện công việc.

• Đề xuất mua hàng hóa, trang thiết bị và công cụ dụng cụ liên quan đến bộ phận.