Nhân viên hành chính văn phòng và nhân sự

MỤC ĐÍCH CHÍNH CỦA CHỨC VỤ: Nhân viên Hành chính Văn phòng và Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của các chức năng văn phòng và hỗ trợ hành chính nhân sự. Cá nhân đảm nhiệm vai trò này sẽ là người liên hệ chính cho cả nhân viên và nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ cao và tuân thủ các chính sách của công ty. TRÁCH NHIỆM CHÍNH: 1. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (60%): Quản lý và mua sắm nhà cung cấp: Xác định, đánh giá và đề xuất các nhà cung cấp phù hợp cho hoạt động và dịch vụ văn phòng để đảm bảo hiệu quả về chi phí và chất lượng; Soạn thảo, xem xét và duy trì hợp đồng với nhà cung cấp; giám sát các điều khoản hợp đồng, đảm bảo gia hạn kịp thời và tuân thủ các chính sách của công ty; Phối hợp với Phòng Tài chính để xử lý các khoản thanh toán hàng tháng cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận và các thủ tục nội bộ. Quản lý văn phòng/cơ sở vật chất: Giám sát & quản lý tài sản/vật tư văn phòng, bao gồm văn phòng phẩm, thiết bị/vật tư căng tin và các tài sản văn phòng khác để đảm bảo hoạt động hàng ngày trơn tru; Đảm bảo thiết bị phòng cháy chữa cháy và phòng ngừa được cập nhật và tuân thủ; Quản lý dịch vụ gửi thư/giao hàng nhanh đến và đi hàng ngày. Hỗ trợ thanh toán hành chính: Chuẩn bị và gửi yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ trong phạm vi quản lý hành chính, đảm bảo tính đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ và có được sự chấp thuận nội bộ; Phối hợp với nhóm Tài chính để đảm bảo xử lý thanh toán kịp thời theo các điều khoản đã thỏa thuận; Theo dõi tình trạng thanh toán và liên hệ với nhà cung cấp hoặc các bên liên quan nội bộ khi cần; Hỗ trợ nhóm Tài chính bằng cách cung cấp các tài liệu và chi tiết cần thiết cho các giao dịch ngân hàng liên quan đến chi phí hành chính (ví dụ: văn phòng phẩm, nhà cung cấp dịch vụ, tiện ích); Duy trì hồ sơ chính xác về yêu cầu thanh toán và giao dịch. 2. HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (35%): Phúc lợi và bồi thường cho nhân viên: Quản lý Bảo hiểm Y tế Bảo Việt cho nhân viên; Làm việc với công ty và phối hợp với Trưởng phòng Nhân sự để tổ chức khám sức khỏe cho nhân viên; Tổng hợp và gửi bảng chấm công hàng tháng cho Phòng Nhân sự/Tài chính để xử lý bảng lương. Sự kiện công ty & Truyền thông nội bộ: Tổ chức các sự kiện và buổi lễ của công ty (Ngày phụ nữ, Ngày thiếu nhi, Tết Trung thu, v.v.); Hỗ trợ các sáng kiến ​​truyền thông nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên. 3. HỖ TRỢ CHỨC NĂNG & DỰ ÁN CÔNG TY (5%): Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: Hỗ trợ nhóm Pháp lý trong việc quét tài liệu và lấy chữ ký của Giám đốc Quốc gia; Vận tải & Logistics: Đặt và quản lý đặt xe/thuê xe cho nhân viên theo chính sách của công ty; Dự án công ty: Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các dự án của công ty theo phân công; Các trách nhiệm khác: Thực hiện các nhiệm vụ bổ sung do Quản lý trực tiếp phân công để hỗ trợ nhu cầu kinh doanh.