Trợ Lý Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị

1. Hỗ trợ Chủ tịch:

- Phối hợp chặt chẽ với Chủ tịch để nắm bắt các cam kết và trách nhiệm sắp tới.

- Kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu/báo cáo trình Chủ tịch và các bên liên quan. Nắm vững chính sách, phân quyền phê duyệt, ủy quyền, quy trình của công ty để tư vấn cho các bộ phận và đảm bảo tuân thủ trước khi trình lên Chủ tịch Hội đồng quản trị.

- Giám sát việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo và nhiệm vụ được Chủ tịch giao. Chủ động triển khai, thay mặt Chủ tịch đôn đốc các bộ phận báo cáo theo yêu cầu, làm rõ yêu cầu cụ thể, tổng hợp và đảm bảo tính thống nhất của báo cáo trước khi trình lên Chủ tịch.

- Điều phối các cuộc họp của Ban lãnh đạo cấp cao và hỗ trợ công tác chuẩn bị cần thiết.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc tổ chức họp, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp có sự tham gia của Chủ tịch. Theo dõi tiến độ thực hiện các hành động sau mỗi cuộc họp và nhắc nhở các bên liên quan để đảm bảo tiến độ.

- Điều phối và tham gia các cuộc họp của Ban lãnh đạo cấp cao, hỗ trợ công tác chuẩn bị khi cần thiết.

- Hỗ trợ Chủ tịch trong quan hệ nội bộ và đối ngoại thông qua việc theo dõi các liên hệ để xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài.

- Tuân thủ các quy định hiện hành liên quan đến các vấn đề của Hội đồng quản trị.

2. Điều phối nhiệm vụ & dự án:

- Tham gia các dự án về Chiến lược, Kinh doanh, Marketing theo phân công của Chủ tịch. Theo dõi tiến độ và chất lượng của các dự án, đặc biệt là các sáng kiến chiến lược, đảm bảo hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng theo yêu cầu. Tùy vào đặc thù dự án, có thể chịu trách nhiệm điều phối và báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch về tiến độ và chất lượng dự án.

- Chủ động tìm kiếm và hợp tác với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai nhiệm vụ/dự án.

- Ưu tiên xử lý các yêu cầu và thắc mắc trong dự án, đồng thời chủ động làm trung gian giải quyết các xung đột.

3. Các nhiệm vụ khác:

- Cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho Chủ tịch, bao gồm quản lý lịch trình, tổ chức cuộc họp, sắp xếp lịch công tác, soạn thảo tài liệu, báo cáo và thư từ.

- Cập nhật và duy trì lịch làm việc của Chủ tịch để đảm bảo việc phối hợp họp hành, lịch hẹn và sự kiện quan trọng diễn ra đúng thời điểm.

- Làm cầu nối giữa Chủ tịch với các phòng ban nội bộ hoặc đối tác bên ngoài nhằm đảm bảo giao tiếp và phối hợp trôi chảy.

- Chuẩn bị bài thuyết trình, báo cáo và nội dung phát biểu theo yêu cầu của Chủ tịch.

- Xử lý thông tin bảo mật một cách cẩn trọng và chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ theo quy định bảo mật của Công ty. Kiểm soát chặt chẽ các văn bản, tài liệu mật theo yêu cầu.

- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác và công việc đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch.