Trợ Lý cho Tổng Giám Đốc

I. THÔNG TIN CHUNG / GENERAL INFORMATION Vị trí: Chuyên viên Trợ lý Giám đốc Bộ phận: Kế hoạch Chiến lược Quản lý trực tiếp: Tổng Giám đốc Quản lý gián tiếp: II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: - Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc lập kế hoạch chiến lược, phân tích hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định. - Tham gia vào việc quản lý và triển khai các dự án quan trọng, đóng góp vào sự phát triển của công ty. - Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của Ban Lãnh đạo và Hyundai Thành Công Việt Nam. III. MÔ TẢ CÔNG VIỆC: 1. Quản lý lịch trình làm việc của Ban Lãnh đạo - Xây dựng lịch trình làm việc cho Ban Lãnh đạo dựa trên đề xuất từ các đối tác/bộ phận/đơn vị và kế hoạch hoạt động chung của Công ty. - Tổ chức, điều phối, tư vấn và hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc thực hiện lịch trình công việc. 2. Tư vấn cho Ban Lãnh đạo về định hướng phát triển doanh nghiệp và hoạt động điều hành Công ty, theo sự phân công: - Đưa ra các giải pháp cải tiến, nâng cao phương pháp quản lý và điều hành doanh nghiệp. - Tư vấn về các vấn đề, rủi ro trong quá trình vận hành doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp để hạn chế, ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro. 3. Quản lý hệ thống báo cáo quản trị của Công ty - Tổng hợp, phân tích báo cáo từ các bộ phận/đơn vị và xác định các nội dung/vấn đề quan trọng cần Ban Lãnh đạo tham gia giải quyết và đưa ra ý kiến. - Chủ trì việc lập báo cáo hoạt động chung của Công ty để gửi Ban Lãnh đạo/Tập đoàn. - Xác định mục tiêu, phạm vi và thành phần tham gia dự án. - Lập kế hoạch triển khai dự án. - Điều phối nguồn lực triển khai, theo dõi, đôn đốc, đánh giá và đề xuất các giải pháp để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án. - Thực hiện việc kết thúc dự án và điều phối/chủ trì xây dựng tài liệu/bài học kinh nghiệm sau dự án. 4. Tổng hợp, truyền đạt thông tin chính thức từ Ban Lãnh đạo tới nội bộ và tiếp nhận, phân loại, xử lý các thông tin từ đối tác, theo sự phân công: - Truyền đạt thông tin và chỉ đạo của Ban Lãnh đạo tới các bộ phận. - Làm đầu mối tiếp nhận và trao đổi thông tin với các đối tác, cá nhân bên ngoài theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo. - Điều phối các thông tin từ đối tác tới các bộ phận liên quan, tổng hợp và xử lý thông tin, báo cáo chung cho Ban Lãnh đạo. 5. Đôn đốc, theo dõi các bộ phận, đơn vị trong quá trình triển khai theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo, theo sự phân công: - Làm việc với các bộ phận để nắm bắt tình hình triển khai, bao gồm tham dự các cuộc họp của các bộ phận (nếu cần); hỗ trợ các Trưởng Bộ phận tìm hướng xử lý khi có vấn đề phát sinh, khó khăn; chủ trì họp với các bộ phận liên quan để trao đổi thống nhất ý kiến và làm rõ các vấn đề (nếu có) trước khi báo cáo Ban Lãnh đạo. - Đôn đốc các bộ phận, đơn vị tuân thủ đúng thời hạn công việc mà Ban Lãnh đạo đã giao. - Phát hiện các vướng mắc của các bộ phận, đơn vị khi triển khai chỉ đạo và đề xuất báo cáo Ban Lãnh đạo hướng giải quyết. 6. Rà soát, kiểm tra và phản hồi đối với các văn bản trình ký Ban Lãnh đạo theo sự phân công: - Tiếp nhận và phân loại công văn, văn bản trình ký Ban Lãnh đạo (đánh số thứ tự, phân loại theo mức độ cấp thiết, loại hình văn bản, v.v.). - Rà soát, đối chiếu, yêu cầu bổ sung/làm rõ đối với văn bản, tài liệu trình ký Ban Lãnh đạo, đảm bảo sự đầy đủ và chính xác trước khi trình. - Tham vấn ý kiến lên Ban Lãnh đạo đối với các tờ trình/đề xuất của các bộ phận. - Lưu trữ các văn bản/tài liệu và chuyển trả văn bản cho các bộ phận, đơn vị trình ký theo quy định. - Hỗ trợ rà soát các sự kiện đối nội, đối ngoại có nghi thức trên sân khấu của Ban Lãnh đạo, bao gồm thống nhất kịch bản với bộ phận tổ chức chương trình, báo cáo cho Ban Lãnh đạo các nghi thức sẽ thực hiện, rà soát nội dung phát biểu/trình bày của Ban Lãnh đạo do các bộ phận chuẩn bị, rà soát danh sách và thông tin về các khách mời VIP (nếu có) mà Ban Lãnh đạo sẽ gặp gỡ tại sự kiện. - Phiên dịch và biên dịch tài liệu phục vụ công việc/cuộc họp của Ban Lãnh đạo. 7. Triển khai các công việc theo ủy quyền của Ban Lãnh đạo, thuộc sự phân công: - Thừa ủy quyền của Ban Lãnh đạo, chủ trì các bộ phận, đơn vị liên quan để triển khai các nhiệm vụ được giao. - Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo sự phân công. 8. Chủ trì/phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo, Trưởng/Phó Bộ phận.