Facility Manager - Factory

MỤC TIÊU CHÍNH : Mục tiêu chính của vị trí này là quản lý và giám sát các hoạt động của tòa nhà, bao gồm công tác bảo trì, đảm bảo an toàn và tính hiệu quả của các dịch vụ và hệ thống kỹ thuật. Vị trí này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, triển khai các quy trình an toàn, tuân thủ các quy định, đồng thời duy trì tiêu chuẩn dịch vụ cao và sự hài lòng của khách thuê. Ngoài ra, vị trí này cũng yêu cầu khả năng giao tiếp và báo cáo hiệu quả với chủ đầu tư và các cơ quan có thẩm quyền, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo công tác quản lý tòa nhà diễn ra suôn sẻ. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC: • Thực hiện kiểm tra hàng ngày và định kỳ đối với các dịch vụ và tiện ích của tòa nhà. • Thường xuyên kiểm tra, lập và gửi các báo cáo, kiến nghị về hoạt động hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm... cho chủ đầu tư. • Xây dựng kế hoạch công việc hàng năm, hàng quý và trình chủ đầu tư phê duyệt trước khi thực hiện. • Nắm vững và cập nhật các quy trình, quy định nội bộ của Chủ đầu tư để áp dụng vào công việc. • Xây dựng và giám sát việc tuân thủ các quy định về an toàn, môi trường, phòng chống cháy nổ; liên hệ với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và đề xuất các phương án ứng phó khi có sự cố. • Tham gia các cuộc họp với chủ đầu tư, nhà thầu liên quan đến hoạt động vận hành của văn phòng. • Tham gia các cuộc họp định kỳ của đơn vị để chấn chỉnh công tác nội bộ, công bố thông tin và phổ biến các quy định mới. • Soạn thảo quy trình kiểm soát và đánh giá chất lượng dịch vụ. • Giám sát việc tuân thủ các quy trình của các nhà cung cấp dịch vụ (an ninh, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, rác thải, cảnh quan, ...), đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn về an toàn, an ninh, vệ sinh, cây xanh… theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty. • Theo dõi, tổng hợp và báo cáo mọi công việc phát sinh. • Chuẩn bị, kiểm tra và đề xuất các thủ tục liên quan đến công tác vận hành. • Chuẩn bị các báo cáo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán nội bộ. • Giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày tại dự án (các vấn đề về dịch vụ và kỹ thuật). • Chuẩn bị và hỗ trợ các sự kiện được tổ chức tại tòa nhà. • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Chủ đầu tư. --- MAIN PURPOSE: The primary goal of this position is to oversee the operations, encompassing maintenance, safety, and efficiency of technical systems within the building. Coordination with stakeholders, implementing safety protocols, and ensuring compliance with regulations are crucial aspects of this role, while maintaining a high standard of service and tenant satisfaction. Effective communication and reporting to both the investor and relevant authorities are essential, alongside the ability to resolve operational issues to ensure smooth building management. KEY RESPONSIBILITIES: • Conduct daily and periodic inspections of building services and utilities. • Regularly prepare and submit activity reports and suggestions to the investor on a weekly, monthly, quarterly, and annual basis. • Develop annual and quarterly work plans, submitting them to the investor for approval prior to implementation. • Ensure adherence to and stay updated on the investor's internal procedures and regulations. • Establish and oversee compliance with safety, environmental, and fire prevention regulations, liaising with state authorities and proposing response plans for relevant issues. • Attend meetings with the investor and contractors regarding office operations. • Participate in regular unit meetings to address internal issues, disseminate information, and introduce new regulations. • Draft quality control and service evaluation procedures. • Monitor the compliance of service providers (security, cleaning, pest control, waste management, landscaping), ensuring standards for safety, security, cleanliness, and environmental aspects as required by the investor and the company. • Track, summarize, and report on all tasks performed. • Prepare, check, and propose operational procedures. • Generate reports (weekly, monthly) and prepare for internal audits. • Resolve daily issues at the project (related to service and technical matters). • Organize and provide support for building events. • Undertake other tasks as requested by the investor.