Chuyên Viên Xây Dựng và Quản Lý Quy Trình Tuân Thủ

Tổ chức triển khai xây dựng hệ thống quy trình, quy định

- Phối hợp với các bộ phận triển khai xây dựng hệ thống quy trình, quy định thông qua việc phân tích chức năng - nhiệm vụ của từng phòng ban, vị trí công việc tại từng thời điểm

- Ban hành tài liệu mẫu đối với tất cả các hệ thống tài liệu mà Công ty cần ban hành: Quy trình, quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn….nhằm nhất quán trong toàn công ty đối với từng loại tài liệu ban hành.

- Kiểm tra, thẩm định tài liệu do các bộ phận ban hành nhằm đảm bảo tính đúng đắn của form mẫu và logic của nội dung cũng như phòng ngừa rủi ro tối đa đối với từng hoạt động

- Trực tiếp soạn thảo các quy trình, quy định áp dụng chung cho tất cả các bộ phận, các tài liệu thuộc nhiệm vụ của bộ phận Kiểm soát tuân thủ, quy trình quản lý

Phổ biến, hướng dẫn áp dụng

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn đối với các quy trình, quy định đã ban hành

- Tổ chức đào tạo, giải thích tài liệu cho các bộ phận/cá nhân liên quan

- Trình duyệt, phổ biến và ban hành tài liệu đã được phê duyệt

- Lưu trữ và cung cấp tài liệu cho các phòng, ban, bộ phận khi có yêu cầu

Giám sát tuân thủ

- Xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ nhằm kiểm soát thực hiện thông qua hồ sơ lưu trữ của các phòng ban, bộ phận

- Xây dựng kế hoạch đánh giá, check list nhằm kiểm soát tuân thủ các quy trình, quy định thông qua hành động hàng ngày của các phòng, ban

Cải tiến và update quy trình, quy định

- Xây dựng quy trình, quy định cải tiến hệ thống tài liệu đã ban hành

- Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá sự phù hợp và kế hoạch cải tiến tối thiểu 1 lần/năm

Báo cáo Công việc khác

- Báo cáo vi phạm được cập nhật tháng, quý, năm và gửi đến các cấp có thẩm quyền, các bộ phận liên quan trước ngày 10 hàng tháng

- Phân tích báo cáo và đề xuất các phương án cải thiện tình trạng vi phạm

- Gửi các báo cáo cho Trưởng bộ phận đúng thời hạn quy định, đủ số lượng báo cáo, chính sác về số liệu, đúng biểu mẫu

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp