Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện (Event Planner)

Phạm vi công việc:

• Lập kế hoạch, triển khai và quản lý các sự kiện nội bộ và bên ngoài của tổ chức (tuyển sinh, định hướng, hội thảo, truyền thông...).

• Phối hợp với các phòng ban và đối tác để tổ chức các sự kiện một cách hiệu quả, đúng mục tiêu và phù hợp với ngân sách.

• Quản lý các khâu hậu cần, nhân sự, vật tư, truyền thông và đánh giá hiệu quả sau mỗi sự kiện.

• Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao uy tín của tổ chức thông qua các hoạt động sự kiện.

Chỉ tiêu công việc chính:

• Số lượng sự kiện được tổ chức đúng thời gian, đảm bảo chất lượng và tuân thủ ngân sách.

• Mức độ hài lòng của người tham gia và các phòng ban liên quan.

• Số lượng khách tham dự đạt chỉ tiêu KPI, và hiệu quả truyền thông/số liệu thu được sau sự kiện.

• Tỷ lệ tái sử dụng các ý tưởng/sáng kiến cho các hoạt động tiếp theo.

Quyền hạn:

• Chủ động đưa ra ý tưởng, xây dựng nội dung và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, khách mời và đối tác truyền thông.

• Quản lý ngân sách sự kiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.

• Sử dụng các nguồn lực được cấp: thiết bị, không gian, phần mềm hỗ trợ.

Báo cáo cho

Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Tuyển sinh hoặc Giám đốc điều hành

Nhiệm vụ chính:

1/ Công việc chính

• Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện

• Xây dựng kế hoạch tổng thể: xác định mục tiêu, đối tượng tham gia, nội dung chương trình, thời gian biểu và ngân sách dự kiến.

• Lập danh sách các công việc cần thực hiện, điều phối nhân sự và giám sát tiến độ công việc.

• Đảm bảo sự kiện được triển khai đúng thời hạn và an toàn.

• Phối hợp và làm việc với đối tác

• Tìm kiếm, đánh giá và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, in ấn, địa điểm, nhân sự...).

• Đàm phán chi phí và theo dõi các điều khoản trong hợp đồng.

• Quản lý truyền thông sự kiện

• Phối hợp với phòng marketing để xây dựng nội dung, thiết kế và kịch bản truyền thông trước, trong và sau sự kiện.

• Ghi lại hình ảnh, video, thu thập phản hồi và các số liệu báo cáo sau sự kiện.

• Tổ chức hậu sự kiện và đánh giá

• Tổng hợp dữ liệu, viết báo cáo đánh giá hiệu quả sự kiện và đề xuất các cải tiến.

• Lưu trữ hồ sơ sự kiện, danh sách công việc và thông tin về nhà cung cấp.

2/ Công việc khác (Theo phân công):

• Viết kịch bản cho MC và xây dựng timeline chương trình.

• Hỗ trợ thiết kế cơ bản (sử dụng Canva, PowerPoint...).

• Quản lý fanpage và thực hiện truyền thông cho các sự kiện nội bộ.

• Tham gia vào các hoạt động tổ chức workshop, talkshow và livestream.

• Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.