Chuyên Viên Điều Phối Dự Án

Về DQS:

DQS là tổ chức chứng nhận các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO. DQS được Wikipedia đánh giá là một trong những tổ chức chứng nhận lớn nhất trên Thế giới: "DQS-UL Group is currently one of the world's largest system certification bodies. Since June 2015 the company changed its name to DQS Group.”

About DQS:

DQS is a certification body for management systems based on ISO standards. DQS-UL Group is currently one of the world's largest system certification bodies. Since June 2015 the company changed its name to DQS Group.”

1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

- Quản lý và sắp xếp hồ sơ khách hàng, điều phối viên dự án theo đúng quy định trong đánh giá hệ thống quản lý và quy định từ công ty mẹ (bao gồm dự án trong nước và dự án nước ngoài).

- Tiếp nhận và gửi các yêu cầu (office request, PO) giữa các văn phòng khác nhau. Điều phối, sắp xếp lịch trình dự án với các bên liên quan và thực hiện các công việc liên quan đến việc mượn chuyên gia nước ngoài hoặc chuyên gia chính kiến để thực hiện dự án.

- Liên hệ và thống nhất với khách hàng, các văn phòng DQS khác về lịch làm việc theo quy định về thời gian đánh giá, thu thập tài liệu và hồ sơ cần thiết từ khách hàng, đồng thời thống nhất lịch trình làm việc.

- Sắp xếp nhân sự theo lịch trình và chương trình đã thống nhất với khách hàng (lấy thông tin từ khách hàng, tính toán ngày công làm việc theo công thức quy định, lựa chọn đội chuyên gia theo quy định và gửi bên Đức duyệt từng dự án).

- Đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện đi lại cho các chuyên gia thực hiện dự án trong và ngoài nước. Phối hợp với kế toán để thanh toán các chi phí cho nhà cung cấp dịch vụ.

- Có khả năng sắp xếp công việc một cách logic và xử lý các vấn đề phát sinh giữa khách hàng và các mối quan hệ trong công việc một cách linh hoạt.

- Sẵn sàng đi công tác và hỗ trợ (chuyển ngữ) cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại khách hàng khi cần thiết.

- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của ban giám đốc (trao đổi chi tiết trong buổi phỏng vấn).

1. JOB DESCRIPTION:

- Manage and organize customer and project coordinator records in accordance with management system assessment regulations and the guidelines of the parent company (including both domestic and international projects).

- Receive office requests and purchase orders (POs) from other offices, and send corresponding requests and POs as needed. Coordinate and arrange project schedules with relevant parties, including handling matters related to foreign experts and lead auditors involved in these projects.

- Communicate and coordinate with clients and other DQS offices to schedule assessments in compliance with timeline regulations. Collect required documentation and customer records, and confirm the working schedule.

- Arrange personnel according to the schedule and program agreed upon with the client. (Obtain relevant information from the client, calculate required man-days based on defined formulas, select the audit team in accordance with regulations, and submit each project to DQS Germany for approval.)

- Book flights, hotels, and transportation for experts involved in both domestic and international projects. Coordinate with the accounting department to process payments to service providers.

- Organize and prioritize tasks logically; handle any issues arising between clients and stakeholders with flexibility and professionalism.

- Be willing to travel for business trips and support foreign experts at client sites as an interpreter when required.

- Perform other duties as assigned by the Directors (details to be discussed during the interview).