Chuyên Viên Dịch Vụ Khách Hàng Xuất Nhập Khẩu Hàng Không

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

• Liên hệ khách hàng để xác nhận kế hoạch xuất hàng hàng ngày.
• Gửi thông tin lịch trình (chuyến bay, HAWB/MAWB, mã kho, giờ cắt hàng, thông tin liên hệ) cho các bên liên quan: hải quan, khách hàng, đại lý.
• Gửi kế hoạch lấy hàng cho đội vận tải (nếu cần thiết).
• Theo dõi tình hình làm thủ tục hải quan.
• Lập và gửi danh sách hàng xuất cho đội hiện trường sân bay trước 14h00 ngày check-in (với chuyến bay sáng, gửi trước một ngày).
• Theo dõi và kiểm tra quá trình check-in tại sân bay để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
• Nhập dữ liệu vào hệ thống AS400 và xuất vận đơn HAWB.
• Gửi thông báo hàng đi (DI) kèm HAWB/MAWB/Lịch bay và các tài liệu cần thiết cho đại lý nước ngoài.
• Báo cáo các vấn đề bất thường cho khách hàng và quản lý, phối hợp với các bên liên quan để điều tra và giải quyết.
• Kiểm tra giá cước vận chuyển và giữ chỗ với hãng hàng không.
• Theo dõi lịch trình hàng hóa.
• Kiểm tra chi phí kho hàng, phí lưu kho bãi (nếu có).
• Theo dõi và xử lý các lô hàng đặc biệt: hàng quá khổ, hàng yêu cầu nhiệt độ, hàng nguy hiểm (DG).
• Mua bảo hiểm nếu khách hàng yêu cầu.
• Chuẩn bị và cung cấp chứng từ gốc cho đội hiện trường, lập báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của quản lý.
• Lên kế hoạch gom hàng cho các chặng HKG, NRT.
• Kiểm tra chéo thông tin với các thành viên khác trong nhóm để phối hợp gom hàng.
• Xuất giấy báo nợ trên hệ thống AS400 và in chứng từ gửi kế toán.
• Làm đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp, hãng hàng không và trích chi phí cước vận chuyển trên hệ thống AS400.
• Hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm khi có người nghỉ phép.
• Liên hệ và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Sử dụng mẫu báo cáo để lưu trữ thông tin sau khi họp với khách hàng.
• Cập nhật quy trình mới cho khách hàng (nếu có).
• Phối hợp với phòng kinh doanh để cung cấp báo giá khi có yêu cầu.
• Lập báo cáo theo yêu cầu của khách hàng và quản lý, đảm bảo chính xác, rõ ràng và đúng thời hạn.
• Lưu trữ tài liệu đầy đủ và chính xác (bản mềm và bản cứng).
• Nâng cao kiến thức chuyên môn về lĩnh vực giao nhận vận tải hàng không.
• Học hỏi các kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề, mở rộng quan hệ.

QUYỀN HẠN:

• Yêu cầu các bộ phận liên quan phối hợp để xử lý hàng hóa.
• Yêu cầu chứng từ bản mềm từ hãng hàng không để kiểm tra trước khi nhận bản gốc.
• Yêu cầu kế toán kiểm tra lại chứng từ trước khi thanh toán.
• Chủ động sắp xếp bố trí hàng hóa thông thường.
• Được hướng dẫn công việc cụ thể và chi tiết.
• Nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.
• Giới thiệu các dịch vụ và ưu điểm của công ty cho khách hàng.
• Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh từ khách hàng.
• Tiếp nhận phản hồi và đánh giá của khách hàng về dịch vụ.
• Phối hợp với quản lý và phòng kinh doanh để gửi báo giá cho khách hàng.
• Chủ động áp dụng các phương pháp lưu trữ phù hợp và thuận tiện nhất.
• Nhận được sự hướng dẫn, giải thích và kinh nghiệm từ cấp quản lý.
• Tham gia các khóa đào tạo của IATA và các chương trình khác.