Cán Bộ Hành Chính và Trợ Lý Dự Án

Địa điểm:

Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Ngày bắt đầu:

1 tháng 9 năm 2025

Hợp đồng:

Hợp đồng ban đầu 1 năm (thử việc 2 tháng), toàn thời gian (40 giờ mỗi tuần)

Cấp bậc:

Nhân viên có kinh nghiệm (2–3 năm kinh nghiệm)

Về DBAV

Hiệp hội Doanh nghiệp Hà Lan tại Việt Nam (DBAV) có sứ mệnh xây dựng cầu nối giữa Hà Lan và Việt Nam. DBAV là cửa ngõ để các doanh nghiệp và nhà lãnh đạo doanh nghiệp tạo dựng các mối quan hệ ý nghĩa, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu, đồng thời thúc đẩy thương mại và đầu tư song phương.

Về vai trò

Để hỗ trợ nhóm DBAV trong một số dự án, cũng như quản lý các hoạt động tài chính, hành chính và văn phòng, chúng tôi đang tìm kiếm một Cán bộ Hành chính & Trợ lý Dự án toàn thời gian. Vai trò này lý tưởng cho những người có 2-3 năm kinh nghiệm làm việc và mong muốn có được kinh nghiệm quốc tế, xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp và làm việc trong một môi trường đa văn hóa năng động.

❖ Trách nhiệm chính:

● Công việc quản lý văn phòng (35%)

○ Giữ cho văn phòng sạch sẽ và ngăn nắp để tiếp đón khách bên ngoài

○ Phối hợp với các cán bộ tòa nhà trong trường hợp có vấn đề bảo trì hoặc các vấn đề khác liên quan đến văn phòng, bao gồm tiền thuê nhà & thỏa thuận + người dọn dẹp

○ Kiểm kê đồ dùng văn phòng & phối hợp với giao hàng

○ Quản lý và lưu trữ các tài liệu & hồ sơ quan trọng

○ Điều phối các cuộc họp hội đồng quản trị, sắp xếp bữa trưa, thiết lập các cuộc họp

○ Theo dõi ngày sinh nhật của thành viên hội đồng quản trị/các buổi kỷ niệm của thành viên & sắp xếp quà tặng

● Quản lý tài chính (35%)

○ Thực hiện thanh toán cho tất cả các hoạt động của DBAV (bao gồm cả sự kiện) + theo dõi các khoản này trong hệ thống kế toán và ngân hàng

○ Quản lý tiền mặt & thanh toán, hoàn trả và biên lai cho tất cả tài chính của DBAV

○ Theo dõi và thực hiện thanh toán hàng quý cho EuroCham

○ Theo dõi các khoản thanh toán thành viên & thanh toán tài trợ của công ty

○ Liên hệ với ngân hàng cho các hoạt động tài chính (tài khoản tiết kiệm, thanh toán, ủy quyền, v.v.)

● Hỗ trợ truyền thông & sự kiện (10%);

○ Hỗ trợ nhóm sự kiện và truyền thông khi cần thiết (tài chính, hậu cần, trang trí, đơn hàng, các hoạt động tại chỗ như đăng ký, v.v.)

● Hỗ trợ truyền thông & dự án thành viên (mới) (10%)

○ Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu thành viên

○ Hỗ trợ giới thiệu thành viên, gia hạn và thông tin liên lạc tiếp theo

○ Giúp điều phối các dịch vụ thành viên và trả lời các câu hỏi

○ Hỗ trợ tiếp cận và quản trị trong các dự án đa dạng như phát triển kinh doanh, kết nối B2B, Sách Cam, dịch vụ kinh doanh và các hoạt động liên quan khác;

● Các công việc PA cho ED (10%)

○ Xử lý lời mời tham gia sự kiện, lên lịch chương trình nghị sự + theo dõi sự kiện

○ Sắp xếp hậu cần và vận chuyển khi cần thiết

○ Sắp xếp thị thực + các yêu cầu từ các tổ chức chính phủ

○ Hỗ trợ ED với các công việc hành chính khác khi cần thiết