Chuyên Viên Nhân Sự Tổng Hợp

I. Quản lý Hành chính:

• Phụ trách các hoạt động/sự kiện nội bộ và bên ngoài của Công ty.
• Quản lý thông tin liên lạc nội bộ & bên ngoài.
• Xử lý và quản lý hồ sơ người nước ngoài: visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú.
• Quản lý đội ngũ tạp vụ và đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho RLVN.
• Quản lý và phân phối đồng phục, văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, công cụ vệ sinh… Chủ động cân đối việc mua hàng trong phạm vi ngân sách.
• Lập ngân sách chi phí hành chính và theo dõi để đảm bảo tất cả các chi phí hành chính nằm trong ngân sách.
• Quản lý, sắp xếp, ghi chép tất cả các tài liệu của Công ty (tài liệu đến/đi…).
• Quản lý xe, nhà ở và sắp xếp (bao gồm liên hệ, kiểm tra, cân đối, quy trình thanh toán).
• Sắp xếp trong nước và hỗ trợ cho người nước ngoài và nhân viên công ty trong trường hợp đi công tác hoặc thăm nhà máy.
• Dịch các tài liệu nhân sự sang tiếng Anh khi cần thiết cho công việc.
• Thực hiện các báo cáo liên quan.

II. Nhân sự

1. Đào tạo & phát triển

• Phối hợp với các bộ phận khác để lập kế hoạch đào tạo dựa trên hệ thống đào tạo của Công ty
• Tổng hợp nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo hàng năm.
• Giám sát hệ thống đào tạo và liên kết các bộ phận để thực hiện đúng hệ thống đã xác định. Bao gồm: đào tạo tuyển dụng mới, đào tạo làm mới và các loại hình đào tạo khác.
• Đề xuất lựa chọn cơ sở đào tạo và trực tiếp liên hệ, điều phối và giám sát các chương trình đào tạo để nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên.
• Theo dõi và tổng hợp kết quả đào tạo, lập báo cáo đánh giá về kết quả đào tạo cho Trưởng phòng.
• Quản lý thông tin liên quan đến chương trình đào tạo, tài liệu/kết quả đào tạo, chứng chỉ/chứng nhận đào tạo và cam kết đào tạo một cách chính xác và kịp thời sau mỗi khóa đào tạo. Xử lý và quản lý dữ liệu đào tạo và lập báo cáo định kỳ.
• Chịu trách nhiệm quản lý các chi phí liên quan đến đào tạo, đảm bảo nằm trong ngân sách đã được phê duyệt.
• Phối hợp với các bộ phận để sắp xếp tham gia đào tạo tại Việt Nam và các quốc gia khác trong Tập đoàn.

2. Quản lý nhân viên

Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ và danh sách nhân viên của Công ty:

• Giám sát việc chuẩn bị hồ sơ nhân viên.
• Cập nhật, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên theo quy định.
• Theo dõi quy trình đánh giá hiệu suất, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động & gia hạn, phụ lục hợp đồng.
• Theo dõi sự biến động của nhân viên. Hàng tháng, thống kê và lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực và trình Trưởng phòng xem xét và báo cáo lên Ban Giám đốc.

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác hoặc theo yêu cầu.

• Hỗ trợ quy trình tuyển dụng, chuẩn bị tốt cho nhân viên mới (hướng dẫn hội nhập)
• Tham gia vào các dự án và các nhiệm vụ khác trong các chức năng và nhiệm vụ được giao theo yêu cầu.
• Lập báo cáo dựa trên khối lượng công việc và báo cáo cho các cơ quan chức năng theo quy định.
• Tuân thủ các quy định của hệ thống ISO 9001:2015, ISO 14001:2015; IATF 16949
• Các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận giao